Avec des attributions très larges, une réunion du conseil municipal a pour but selon la loi de 1884 de régler “par ses délibérations les affaires de la commune”. Pour ce faire, les acteurs publics doivent souvent se réunir plusieurs fois dans l’année et au moins une fois par trimestre. Si l’ordre du jour est défini par le maire, la préparation et la gestion des réunions reviennent à son équipe. Une équipe qui dans l’urgence, peut être vite dépassée sans une bonne organisation et communication. Alors, comment se déroulent les conseils municipaux ? Et comment la digitalisation peut-elle faciliter l’organisation de ces derniers ?

Déroulement général d’un conseil municipal

Convoqués au moins une fois par trimestre par le Maire, à des dates librement choisies, les conseillers municipaux débattent de l’ordre du jour défini au préalable. Les réunions se déroulent généralement à la mairie. En fonction du nombre de conseillers municipaux en exercice, les réunions peuvent se tenir ailleurs sur le territoire de la commune. Pour les communes de moins de 3500 habitants, la convocation des conseillers municipaux est envoyée trois jours avant la date de la réunion. Pour les communes de plus de 3500 habitants, ils sont informés 5 jours avant la réunion.

La réunion du conseil municipal peut toutefois se dérouler soit à huis clos, être ouverte au public ou dans certains cas, être restreinte au public si le Maire fait valoir son pouvoir de “police des séances”. Enfin, chaque séance est assortie d’un compte-rendu des délibérations qui sera ensuite affiché à la mairie et visible par tous.

De plus en plus d’éditeurs de logiciels s’intéressent aux collectivités en proposant des solutions intelligentes de gestion de réunion. Des réunions qui impliquent une logistique adaptée. Si vous digitalisez votre conseil municipal, cela vous permettra entre autres de faciliter l’organisation, mais aussi, les prises de décisions.

Simplifiez l'organisation des conseils municipaux

Comment la digitalisation peut-elle faciliter l’organisation des conseils municipaux ?

Face aux évolutions technologiques, les entreprises ont depuis longtemps intégré la transformation digitale dans leur organisation et stratégie, avec plus ou moins de succès. Du côté des collectivités, la dématérialisation s’est faite progressivement, mais a permis aux collectivités de mieux s’organiser pour le plus grand bonheur des usagers.

En effet, si certaines mairies ont encore du mal à se défaire de leur dossier papier, les avantages offerts par la technologie et notamment en termes de sécurisation des données ont permis de moderniser et d’accélérer des procédures administratives autrefois pointées du doigt pour leur lenteur.

Concernant les conseils municipaux, la mise en place d’un outil de gestion de réunion permet entre autres :

  • de dématérialiser l’envoi des convocations aux conseillers municipaux
  • de faciliter les échanges entre les membres du conseil
  • d’enregistrer et archiver l’ensemble des comptes-rendus de délibération
  • d’accéder aux ordres du jour à tout moment
  • de sécuriser les données sensibles

Des innovations qui peuvent améliorer la perception des usagers vis-à-vis des services publics. À l’heure du tout connecté, la rapidité et la réactivité sont importantes, voire indispensables. Une Mairie 2.0 qui dans les années à venir devrait pouvoir aussi numériser la relation élus-citoyens.

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